Задача проекта
В марте 2018 года было принято решение модернизировать корпоративный портал на «1С‑Битрикс24», который используется много лет и постепенно перестал удовлетворять растущим потребностям бизнеса.
SKL Group сегодня — это
О ситуации
SKL Group имеет дистрибуторскую сеть на территории России с центральным офисом в Санкт‑Петербурге и филиалами в Москве, Ростове‑на‑Дону, Новосибирске, Самаре и Екатеринбурге. В Казахстане и Республике Беларусь работают официальные представительства. Через разветвленную сеть партнеров компания осуществляет поставки в Россию, страны СНГ, Европу и другие страны мира. Весь процесс производства товаров под собственными торговыми марками – от проектирования и разработки до комплектации и поставки – находится под полным контролем специалистов компании.
Бизнес‑процессы в области производства, логистики, продаж и маркетинга, требующие слаженной работы территориально распределенных команд, координировались с помощью различных IT‑систем, не всегда идеально связанных между собой.
Для организации совместной работы несколько лет назад в компании был внедрен корпоративный интранет‑портал на Bitrix. Однако его возможности были сильно ограничены, и активно им не пользовались. В основном портал применялся сотрудниками IT‑подразделения для управления внутренними проектами. Бизнес‑пользователи на портал практически не заходили.
Портал был доступен только внутри корпоративной сети со стационарных ПК, сотрудники в магазинах подключиться не могли.
Сразу несколько подразделений инициировали проект реновации интранета. Самыми активными бизнес‑заказчиками проекта являлись сотрудники HR‑департамента, менеджеры продуктов и отдел маркетинга.
Команде Эм Си Арт предстояло решить следующие задачи:
- Создать пространство, где сотрудники разных отделов, городов и даже стран смогут общаться друг с другом и эффективно решать рабочие задачи.
- Разработать удобный инструмент для поддержки продаж, с помощью которого продакт‑менеджеры и маркетологи смогут управлять жизненным циклом всей ассортиментной матрицы, включающей тысячи товарных позиций.
- Предоставить HR‑департаменту возможности информирования сотрудников, получения обратной связи, повышения вовлеченности и мотивации персонала.
Решения
На первом этапе:
- Специалисты Эм Си Арт установили и настроили Битрикс24: Энтерпрайз;
- Разработали индивидуальный интерфейс стартовой и внутренних страниц;
- Выполнили брендирование портала в соответствии с фирменным стилем заказчика;
- Разработали адаптивный дизайн портала, который позволяет работать с ним, используя абсолютно любое устройство;
На главной странице публикуются:
- Новости компании;
- Информация о днях рождения;
- Ссылки на полезную информацию.
Информация об истории компании, ее миссии и ценностях, топ‑менеджерах, корпоративных событиях и достижениях помогает сотрудникам лучше узнать компанию, частью которой они являются, чувствовать сопричастность и свой вклад в общее дело.
Одной из корпоративных ценностей SKL Group является Партнерство, построенное на принципах Открытости и Сопричастности – т.е. искренности, готовности к диалогу, выражении личного отношения, истинных мнений и оценок со стороны сотрудников и руководителей Компании. Подтверждением приверженности данным принципам является возможность прямого диалога с первыми лицами компании с помощью интранет‑портала. Портал помог нам убедить коллектив, что любой сотрудник может написать напрямую топ‑менеджеру и получить честный и неформальный ответ.
Из раздела «Первые лица» любой сотрудник может написать топ‑менеджеру компании.
В карточке сотрудника можно увидеть не только его ФИО, должность и контактные данные (телефон, email), но и информацию о том, находится ли он на рабочем месте в данный момент или уехал в командировку, ушел в отпуск.
Необычно реализована возможность найти рабочее место сотрудника: поиск по фамилии выдает не просто запись о филиале или номере кабинета, а интерактивную карту конкретного офиса с рабочими местами, где за столом сидит искомый сотрудник, отмеченный реальной фотографией.
Пульс компании
Важным блоком является «Пульс компании». В отличие от аналогичного стандартного решения Битрикс, отображающего активность пользователей, сотрудники SKL group видят на главной странице показатель общеэкономического состояния компании, выраженный в % выполнения плана продаж. По клику на данный блок открывается страница с инфографикой, предоставляющей более детальную информацию о финансовых показателях компании.
Дни рождения
Кроме стандартного отображения списка сотрудников, отмечающих день рождения в этот день, пользователям портала SKL group доступна функция выбора поздравительной открытки: при клике на фото именинника открывается галерея стильных изображений.
Карьера
В разделе «Карьера» сотрудники HR‑департамента размещают внутренние вакансии и истории о том, как сотрудники SKL продвигаются по карьерной лестнице.
Банк идей
Банк Идей – сервис, в котором каждый сотрудник компании может разместить свою идею для развития бизнеса компании и оценить идеи коллег. Сервис позволяет компании получить приток свежих идей для бизнеса, повысить лояльность и вовлеченность сотрудников, развить коммуникации между подразделениями. Сотрудники ценят возможность быть услышанными, получить призвание идополнительную мотивацию.
Раз в месяц профильный комитет обсуждает все идеи, присваивает каждой идее статус, который виден всем. Лучшие идеи попадают в план реализации.
«Банк идей» пользуется популярностью и приносит ощутимую пользу: всего за 3 первых месяца использования несколько идей руководство компании признало настолько достойными, что внедрило их сразу же.
Опросы
Функция «Опросы» используется в компании для получения обратной связи по двум категориям запросов:
- Опросы «на каждый день» – например, кто хочет принять участие в «Дне донора» или где провести корпоратив;
- Ежемесячные опросы о качестве работы того или иного департамента. Опросник включает список процессов и шкалу оценки.
Конкурсы
С помощью интранет‑портала компания регулярно проводит различные конкурсы. Это бывают и серьезные соревнования, связанные с процентом выполнения плана продаж и оценкой стандартов сервиса тайным покупателем, так и шуточные конкурсы, например, «узнай коллегу по детскому фото».
Обратная связь
Сотрудники дают друг другу обратную связь с помощью функции «Спасибо». Это аналог «лайка» с возможностью добавить развернутый комментарий – чем именно помог коллега, за что ему благодарны.
По словам сотрудников SKL, они охотно пользуются новой функцией: сказать «спасибо» можно нажатием одной кнопки, а эффект от простого и быстрого действия очень ощутим. Многие отмечают, что стали лучше понимать, как важны для коллег те действия, которые они выполняют ежедневно, как ценит коллектив их стремление работать лучше.
Те, кто получил наибольшее количество «Спасибо», попадают в раздел «Лучшие сотрудники месяца». К ФИО и фотографии добавляется краткое описание, за что именно получена награда. Таким образом, об их достижениях узнает весь коллектив.
Поддержка продаж
Этот блок разработан по заказу специалистов отдела маркетинга и продакт‑менеджеров, отвечающих весь жизненный цикл того или иного продукта, включая проектирование, производство и продажи.
В разделе «Поддержка продаж» размещены каталоги продукции, блок «новинки», дашборд продакт‑менеджера, позволяющий работать с теми товарами, за которые отвечает конкретный специалист. Отдельным блоком отображается самый обсуждаемый товар – на него стоит обращать особоевнимание, т.к. большое количество комментариев может быть как сигналом к тому,что товар пользуется популярностью и может принести дополнительный доход, так ик тому, что у покупателей возникает много вопросов и требуется реакция состороны производства или инженеров.
Для загрузки актуальных данных о продуктовой линейке реализована интеграция с ERP‑системой компании. Доступ к прайс‑листам, каталогам и размеру скидок организован с учетом прав пользователей.
Специалист из любого магазина может зайти на портал, воспользоваться удобным поиском для нахождения карточки какого‑либо товара и написать к нему комментарий. В карточке товаров отображается иконка с именем и фото продуктолога, отвечающего за данную товарную позицию. Кликнув на нее, можно написать сообщение напрямую ответственному сотруднику. Комментарии учитываются для управления продуктовой линейкой.
Мы сразу оценили новые возможности портала и начали активно их использовать. Стало легче управлять жизненным циклом товаров. Моментально получаешь обратную связь из магазинов, вся информация всегда под рукой. Это помогает быстрее и качественнее реагировать на запросы потребителей, создавать востребованные товары и правильно их продвигать. С помощью портала мы увеличиваем продажи быстрее, чем могли это делать раньше.
Рейтинг филиалов
На портале публикуется ежегодный рейтинг филиалов. При расчете рейтинга учитывается комплекс показателей, таких как % выполнения плана продаж, прирост новых клиентов, данные о карьерном росте сотрудников, об успешно завершенных проектах, которые филиалы инициировали самостоятельно, либо приняли активное участие в глобальных проектах, затрагивающих всю компанию.
Рейтинг — это система координат, помогающая определить, где находится каждый филиал относительно других, и за счет чего лучшие филиалы достигают выдающихся результатов. Рейтинг выполняет как соревновательную функцию, так и измерительную, выделяет сильнейших и стимулирует сотрудников обучаться, узнавать лучшие практики и «тянуться» за лидером.
Управление проектами
Для проектного управления на портале доступна функция создания открытых и закрытых рабочих групп. В группе можно управлять задачами, вести календарь, хранить документы по проекту, отслеживать действия команды в формате «живой ленты».
Для принятия решений доступна функция опросов. В дополнение к стандартным возможностям Битрикс специалисты Эм Си Арт внедрили собственный модуль опросов, в котором от участников требуется обязательно обосновать свое мнение при голосовании (добавить комментарий). Результаты опроса не видны тем, кто еще не проголосовал. Это позволяет участникам не поддаваться мнению большинства и отвечать на вопросы более обдуманно.
Возможности управления проектами доступны для всех отделов. Первыми и самыми активными пользователями стали ИТ‑специалисты, постепенно раздел начинают использоваться и другие подразделения.
Результаты
На интранет‑портале SKL group ежедневно работают более 1000 сотрудников. Самыми активными пользователями являются специалисты отделов HR, IT, маркетинга и продаж.
Так как внедрение завершилось всего несколько месяцев назад, результаты проекта пока не оцифрованы. Однако позитивные отклики активно поступают со всех сторон: HR‑специалисты отмечают рост вовлеченности коллектива, повышение информированности, щедрый обмен идеями и обратной связью о работе. Продакт‑менеджеры и маркетологи оценили преимущества портала для поддержи продаж. По их мнению, упрощение и ускорение многих процессов уже начало позитивно влиять на финансовые результаты компании. Отдел IT использует портал не только для управления текущими проектами, но и для планирования проектов следующего года, в том числе развитие портала.
Отзыв клиента
Благодаря корпоративному порталу у нас резко выросла вовлеченность сотрудников, улучшились коммуникации внутри группы компаний, повысилась эффективность работы. Специалисты из Эм Си Арт не просто профессионально реализовали сложное и масштабное внедрение. Нам очень помог их опыт и понимание требований бизнеса, особенно на этапе проектирования системы. Нас предупреждали о подводных камнях и предлагали решения, о которых мы даже не догадывались. Профессионализм всей команды и искреннее желание помочь чувствовались с первого дня. Думаю, именно совпадение на уровне ценностей сделало наш совместный проект настолько успешным.
