Задача проекта
Разработать корпоративный портал на базе «1С-Битрикс24», чтобы сформировать единую информационную среду, автоматизировать HR-процессы и внедрить КЭДО.
ГК «Благо» сегодня — это
О ситуации
Состав всей команды заказчика можно разделить на 2 категории:
~15% — cотрудники бэк-офиса
~85% — работники производственных площадок (заводов) в регионах
При этом доступом к ПК обладали лишь ~19% работников заводов — это усложняло возможность автоматизации и цифровизации операционных процессов. Дополнительная проблема состояла в том, что производственные площадки находятся в географической удалённости друг от друга: главный офис находится в Санкт-Петербурге, а 7 заводов распределены по 5 регионам в европейской части России и Сибири.
Большое влияние оказывал человеческий фактор: всегда был риск не заметить информационный лист или рассылку, получить информацию с опозданием или в искажённом виде, вовсе забыть её передать сотрудникам.
За распространение информации на производственных площадках отвечали HR-специалисты и руководители подразделений. Из-за наличия дополнительных участников в цепочке коммуникаций уходило ещё больше времени на передачу и возникал эффект «испорченного телефона», поэтому коммуникации внутри компании были малоэффективны.
Отдельной проблемой была разрозненность в управлении проектами: в каждом подразделении использовали своё решение (Teams, Trello или MS Project), что мешало эффективному кросс-функциональному взаимодействию.
Бизнес-требования
Сформировать единый информационно-сервисный ресурс и общую среду для удобства работы, адаптации и развития сотрудников.
Увеличить эффективность работы и вовлеченность сотрудников: повысить уровень информационной открытости, устранить внутренние информационные барьеры, повысить скорость и качество коммуникаций для решения профессиональных и социальных вопросов.
Автоматизировать работу с заявками в кадровую службу с помощью внедрения КЭДО.
Обеспечить оперативный доступ и обмен информацией в общедоступном внутрикорпоративном информационном пространстве.
Повысить уровень мобильности: сократить потери рабочего времени сотрудников и предоставить доступ к возможностям портала с мобильных устройств.
Объединить на одной платформе управление проектами в подразделениях.
Технологический стек
Ядро проекта составляет программное обеспечение «1С-Битрикс24: Энтерпрайз». Технологический стек: PHP, HTML, CSS, Javascript, VueJS.
Дорожная карта проекта
Внедрение портала (MVP1). Сентябрь 2022 — август 2023.
Первый этап развития портала (MVP2). Январь 2023 — июнь 2024.
Второй этап развития портала (MVP3). Февраль 2024 — декабрь 2024.
Разработка интерфейса
Работу с проектом мы начали с предпроектного обследования и организации серии установочных встреч с заказчиком — по итогам этих интервью зафиксировали бизнес-требования в техническом задании, затем перешли к подготовке интерфейсов. Для заказчика была важна не только широкая функциональность корпоративного портала, но и его внешний вид, который должен был соответствовать фирменному стилю.
На основе собранных требований от заказчика и корпоративного брендбука мы разработали UI-kit, где регламентировали внешний вид иконок, кнопок, фильтров и многих других элементов — впоследствии это позволило нам быстрее готовить макеты и выпускать новые разделы портала.
Также мы учли, что сотрудники будут пользоваться порталом не только с ПК, но на смартфонах и инфокиосках на производственных площадках, поэтому дизайн страниц делали адаптивным для всех устройств.
Внедрение портала (MVP1)
Совместно с заказчиком мы решили, что разделим проект на 3 этапа: в рамках этапа MVP1 внедрили ключевые базовые возможности портала, а на этапах MVP2 и MVP3 продолжим развитие его возможностей — такой подход позволил быстро запустить сотрудников в интранет и дорабатывать систему с учётом их обратной связи.
Что вошло в MVP1:
Главная страница
Чаты и центр уведомлений
Задачи, проекты, рабочие группы
Личная карточка сотрудника
Расчётный лист
График отсутствий и остаток отпусков
Организационная структура
О компании
Новости компании
Раздел «Сотрудники»: Справочник сотрудников, Дни рождения, Новые сотрудники, Кадровые назначения, ДМС, Вакансии, Памятка новичку, Для руководителя
Страница авторизации и смены пароля
Интеграции с внешними системами: Active Directory, 1C: ЗУП, новости с сайта
Ключевая задача состояла не просто в том, чтобы создать единую информационную среду с доступными цифровыми сервисами, но и реализовать её в user-friendly интерфейсе — таком, чтобы каждому сотруднику было понятно и у него не возникало ситуации “я куда-то ткнул и всё исчезло”. Недавний внутренний опрос показал, что наши совместные усилия с командой “Эм Си Арт” не пропали даром — сотрудники всё активнее знакомятся с возможностями портала.
Главная страница
Главная страница портала аккумулирует основные блоки и меню корпоративного портала.
Личная карточка сотрудника
Карточка сотрудника — классический личный профиль с полной контактной информацией и возможностями личного кабинета, в котором можно заказать справку или расчетный лист, перейти к оформлению отпуска, оформить заявку и отслеживать статус ее выполнения.
Расчётный лист
В данном разделе сотрудник может сформировать расчётный лист в несколько кликов. Для подтверждения личности настроена SMS-авторизация — при запросе листа необходимо указать PIN-код.
Сотрудник получит уведомление в «колокольчик», когда документ будет готов к скачиванию. По готовности документ можно открыть или скачать.
График отсутствий и остаток отпусков
В этом разделе сотрудники и руководители могут ознакомиться с графиком отсутствий за год и историей ранее оформленных отпусков. График можно посмотреть по конкретному сотруднику или в целом по подразделению.
Новости
В разделе публикуются актуальные и важные новости компании. По запросу клиента мы выполнили небольшую доработку: новости, опубликованные на сайте компании, автоматически появляются и на портале.
В разделе реализованы необходимые инструменты для вовлечения читателей: новости можно «лайкать» и делиться ссылками на них.
Сотрудники могут быть не только читателями, но и авторами — в разделе реализован функционал «Предложить новость». Предложенная новость будет размещена не сразу — перед публикацией её сначала проверит модератор.
О компании
Помимо классических разделов с историей компании и ключевыми фактами о текущей деятельности, здесь доступна интерактивная карта производственных площадок — в ней можно перейти на страницу конкретного завода, чтобы не только узнать общие факты о площадке, но и посмотреть список сотрудников, получить контакты офис-менеджера или ознакомиться с новостями. Далее есть возможность перейти из карточки сотрудника в его подразделение или в проекты с его участием.
Организационная структура
Организационная структура поддерживает иерархический просмотр ветвей до уровня сотрудника необходимого подразделения и содержит интерактивные элементы с дополнительной информацией (перечень работников подразделения, информация о руководителе и задачах подразделения, фотографии сотрудников и т. д.). Оргструктура строится на основе актуальных данных из системы 1С:ЗУП.
Вакансии
На портале сотрудники могут ознакомиться с открытыми вакансиями компании — для поиска релевантных из них предусмотрены удобная фильтрация и поиск. Сотрудник может откликнуться на вакансию от своего имени или порекомендовать кандидата.
Менеджерам по подбору персонала доступен весь необходимый функционал управления вакансиями: публикация и редактирование, работа с откликами, перенос в архив и добавление в черновики.
Для рекрутеров предусмотрен полноценный функционал управления контентом, который позволяет удобно и быстро публиковать вакансии на портале: удобная форма с разделением по полям, возможность создавать и применять шаблоны вакансий, отправка на модерацию для проверки перед размещением.
Новому сотруднику
Для новичков разработан специальный раздел, где им доступны памятка с организационной информацией и полезными материалами, которые пригодятся на этапе адаптации. В отдельной вкладке отображаются цели сотрудника на испытательный срок и прогресс их выполнения — например, в них могут входить запланированные встречи с руководителем и сотрудниками кадровой службы (welcome training, встречи-знакомства с сотрудниками других подразделений, задания и т. д.).
Развитие портала (MVP2 и MVP3)
Что вошло в MVP2:
Cервис КЭДО:
В кадровую службу: отпуска, больничный, отгул, перевод, смена ФИО, запрос заверенных копий документов и др.
В административный блок: вызов курьерской службы, заявки АХО, подключение к такси, отправление Почтой России
На подбор персонала
В бухгалтерию
Интеграции: со сторонней системой КЭДО, с ПО для автоматизации рекрутинговых процессов (двусторонняя интеграция по заявкам на подбор), с SMS-шлюзом для авторизации пользователей
Обратная связь
Избранное
Полезные телефоны
База знаний и документы
Новое на портале
Сервис кадрового электронного документооборота
До внедрения портала все заявки на получение справок и копий документов отрабатывались через электронную почту. Запросы от сотрудников приходили на почту, Microsoft Teams, через телефон и очное обращение, а отслеживать статус их выполнения было невозможно — это увеличивало срок подготовки документов и повышало вероятности потери заявки.
Мы реализовали интерфейс подачи и обработки запросов в кадровую службу — теперь система оповещает пользователей о поступлении заявки, изменении статуса выполнения и завершении обработки не только с помощью писем на электронную почту, но и в «колокольчике» уведомлений на портале, с помощью SMS-сообщений и уведомлений через телеграм-бота.
Маршруты согласования реализованы на внутренних бизнес-процессах корпоративного портала — процесс подписания и согласования полностью проходит в одной системе как для сотрудника, так и для руководителя, который может быстро согласовать заявление, отправить его на доработку или отклонить. О необходимости подписать документ сотрудники и руководители узнают благодаря уведомлениям в «колокольчике» на портале.
В зависимости от типа заявки для подписания используются:
ПЭП (только нажатие кнопки на портале)
УНЭП (кроме нажатия кнопки, пользователь должен ввести код из SMS)
УКЭП (кроме нажатия кнопки, пользователь должен подписать документ через КриптоПро с помощью сертификата)
На основании заявления в 1С:ЗУП автоматически создаётся документ (например, на отсутствие) — кадровому специалисту не приходится повторно вносить данные, вся информация доступна в карточке документа.
Заявка на подбор персонала
До внедрения портала процесс оформления заявки на подбор персонала был неудобен и трудно отслеживаемым: нужно было оформлять по шаблону, а затем направлять на почту или приносить в бумажном виде сотруднику отдела подбора персонала, который отбирал подходящих кандидатов и вёл дальнейшую работу на платформе для автоматизации рекрутинговых процессов.
Портал стал внутренним инструментом для сбора и согласования заявок на подбор персонала — для полноценной работы мы настроили интеграцию портала с 1С:ЗУП и сторонней системой КЭДО для двухстороннего подписания всех необходимых документов. Также мы выполнили интеграцию с ПО для автоматизации рекрутинговых процессов — от этой платформы заказчик также решил не отказываться, так как сервис гибко интегрируется с рекрутинговыми сайтами.
Как устроен процесс:
Запуск заявки на подбор осуществляется в ручном и автоматическом режиме. В ручном режиме руководитель может создать заявку с нуля или скопировать ранее опубликованную аналогичную заявку.
После создания заявка проходит стадии внутренних подтверждений и согласований. Затем все данные передаются в сервис для автоматизации рекрутинговых процессов.
Когда кандидат выбран и ему готовы сделать оффер, работа с заявкой продолжается на портале — запускается процесс согласования оффера (руководитель, C&B, директор по персоналу) и подписание его средствами КЭДО. Блок будет реализован в рамках этапа MVP3.
Если кандидат принял оффер, то в системе меняется статус и запускается процесс подготовки к выходу сотрудника, в котором участвуют:
руководитель — прописывает задачи на испытательный срок, готовит план адаптации, перечень необходимого оборудования и прав доступов в информационные системы;
сотрудники IT-отдела — настраивают оборудование и доступы в системы;
администратор — готовит рабочее место (стол, стул, канцелярия);
сотрудники кадровой службы — подготавливают документы для оформления. Блок будет реализован в рамках этапа MVP3.
После выхода сотрудника руководитель и кадровая служба назначают кадровые встречи и welcome training — после этого заявка завершается как выполненная. Если на каком-то из этапов кандидат отклонён, ответственный сотрудник должен указать причину отказа.
Обратная связь
Корпоративный портал помогает ГК «Благо» развивать культуру обмена идеями и обратной связью — в специальном разделе сотрудник может описать проблему или оставить предложение (при необходимости — анонимно).
Как устроен процесс:
Обращение уходит на модерацию ответственному сотруднику в дирекции по персоналу или делегируется по настроенному маршруту, если обращение направлено в конкретный отдел.
Если обращение не анонимное, ответственный может написать в чат инициатору, чтобы уточнить детали предложения. Также сотрудник может отслеживать статус своего обращения в личной карточке.
После ознакомления сотрудник дирекции по персоналу или финальный участник маршрута дает ответ заявителю.
После обработки обращения инициатор может оценить скорость и качество ответа по пятибалльной шкале.
Сотруднику дирекции по персоналу доступна статистика по всем обращениям — при необходимости он может выгрузить отчёт в Excel за выбранный период.
Крутой результат проекта невозможен без синергии с клиентом, поэтому крайне важно быть с ним в постоянном коннекте: проводить небольшие еженедельные статусы, не бояться проявлять инициативу и брать на себя ответственность — например, забирать на себя общение с техподдержкой интегрируемых решений. Это помогает разгрузить клиента и двигать проект вперёд.
Избранное
Раздел позволяет сотруднику гибко настроить доступ к другим разделам и сохранить для себя ссылки на любые объекты портала: контакты, сервисы, файлы и т. д. В Избранном предусмотрен поиск информации по названию, подразделениям, дате и др.
Что вошло в MVP3
На данный момент на корпоративном портале внедрены и автоматизированы все ключевые бизнес-процессы — в ближайших планах стоят доработки по развитию ранее реализованного функционала.
Обращения в юридический отдел
Сервис «Заявки на подбор персонала»: согласование оффера и доработка интеграции в части публикации вакансий
Развитие КЭДО
Также в будущем планируется решить на портале задачу по автоматизации учёта рабочего времени.
Результаты NPS-опроса
В ноябре 2024 г. заказчик провёл внутренний опрос пользователей корпоративного портала — это позволило выяснить, какие сервисы сотрудники оценивают наиболее высоко, что им нравится или не нравится на портале. В опросе была предусмотрена возможность поделиться идеей для улучшения — обратная связь от сотрудников помогает заказчику придерживаться user-friendly подхода при развитии портала.
По итогам опроса:
96% респондентов готовы рекомендовать портал.
Средняя оценка сервисов на портале — 4,24 балла из 5.
Самые высоко оцененные сервисы: Справочник сотрудников (4,58 баллов из 5) и КЭДО (4,32).
Вот что писали сотрудники в своих отзывах:
Прекрасная идея, хороший продукт, когда реализуются все проекты, будет быстро, удобно, функционально.
Мое мнение, что выполнено все на 100%.
Хотелось бы знать больше новостей именно на том заводе, где непосредственно работаем. Как говорится, мелочи, а приятно быть в курсе всего, что происходит именно там, где я тружусь!
Трудности были на начальном этапе. Преодолел с помощью специалистов. Всё пояснили, сейчас очень удобно работать.
Абсолютно понятный интерфейс, хорошее время отзыва при запросе, комфортный дизайн.
Как команда ГК «Благо» продвигает интранет среди сотрудников
Проводили онлайн-встречи с руководителями производственных площадок.
Отправляли информационные email-рассылки по корпоративным адресам.
Заручились помощью специалистов КДП: вместе с доступами они выдавали сотрудникам листовки с описанием ключевых возможностей портала и при необходимости обучали пользоваться инфокиосками.
Разместили анонсы на информационных досках на производственных площадках.
В планах: внедрить конкурсы и геймификацию для вовлечения сотрудников.
Результаты
Разработали единое пространство для удобной работы и взаимодействия сотрудников. Для всех 3000+ сотрудников ГК «Благо» теперь доступен корпоративный информационно-сервисный ресурс, который обеспечивает оперативный обмен информацией и доступ к корпоративным сервисам.
-
Ускорили операционную деятельность. С помощью портала удалось оцифровать работу с корпоративными сервисами и заявками в кадровую службу — это помогло устранить внутренние информационные барьеры и сократить потери рабочего времени сотрудников на непрофильные задачи.
-
Увеличили эффективность работы и вовлеченность сотрудников. Внедрение портала позволило повысить уровень информационной открытости, повысить скорость и качество коммуникаций для решения профессиональных и социальных вопросов.
-
Оптимизировали документооборот. Благодаря внедрению КЭДО и интеграциям с внешними системами кадровые вопросы решаются с помощью заявок на портале в пару кликов.
-
Повысили доступность корпоративных сервисов. Работники производственных площадок ГК «Благо» по всей России получили удобный доступ к необходимым возможностям портала не только на персональных компьютерах, но и на смартфонах и инфокиосках.
-
Перенесли управление проектами на единую платформу. Теперь все подразделения ведут свои проекты на корпоративном портале — это позволило повысить эффективность кросс-функционального взаимодействия.
Статистика использования портала:
Более 60% сотрудников уже хотя бы раз воспользовались возможностями портала
Ежедневно на портал заходят 400+ уникальных пользователей
Более 70% сотрудников пользователей портала проводят на портале не менее 10 минут
Награды проекта
-
Бронза в номинации «Работаем дома / Лучший интранет» на ежегодной digital-премии Tagline Awards 2024
Отзыв клиента
У нас была задача создать единую общую среду, которая будет способствовать развитию, адаптации и удобной работе сотрудников. Идея была в том, чтобы каждый сотрудник — независимо от того, работает он в офисе или на заводе — мог быстро найти нужную информацию, заказать справку, узнать новости компании и т. д. Вместе с командой «Эм Си Арт» мы создали удобный многофункциональный портал, который стал незаменимым инструментом в ежедневной работе всех сотрудников. Отдельно отметим, что порталом приятно пользоваться благодаря дружелюбному и яркому дизайну в корпоративных цветах.
